Gemeenten breiden digitale dienstverlening aan burgers verder uit.

In het afgelopen jaar is het aantal koppelingen tussen de toolkit e-formulieren en zaak- en backoffice systemen verder uitgebreid. Voor Haarlemmermeer is ook een koppeling met het regiesysteem MensCentraal gerealiseerd. De service die gemeenten nu kunnen bieden aan burgers is hiermee verbreed.

Wat kunnen gemeenten uitbreiden in hun e-dienstverlening?

Burgers informeren over de procedure van hun vraag

Met een koppeling op het zaaksysteem beschikt de gemeente over de mogelijkheid om vanuit de Toolkit e-formulieren automatisch zaken te registreren en te starten in het zaaksysteem.  Burgers krijgen direct een bericht (ofwel vanuit de toolkit ofwel vanuit het zaaksysteem) dat hun formulier is ontvangen en wat de procedure is voor afhandeling. Lost Lemon, de gemeente Texel en JNET realiseerden voor de inwoners van de gemeente Texel de mogelijkheid om op deze wijze digitaal een bezwaar WOZ in te dienen. De Gemeente Zaanstad experimenteert met het koppelen van een aanvraag levensonderhoud aan het zaaksysteem. Net als de gemeente Heerhugowaard gebruiken zij de zaak- en documentservices-standaard van KING.

Reeds bekende gegevens alvast in vullen

Gemeenten kunnen bekende gegevens alvast voor de burger in vullen op het formulier. Denk bijvoorbeeld aan alle medebewoners bij een verhuisformulier. De hoofdbewoner kan eenvoudig selecteren welke medebewoners mee verhuizen. Hiertoe worden de gegevensmagazijnen van de gemeenten zelf ontsloten via de pre-fill e-formulieren services standaard van KING. Wij realiseerden deze diensten voor de gemeenten Leiden en Heerenveen.

Doorlooptijd afhandeling verzoek burger verkorten

Het is ook mogelijk om vanuit de Toolkit verschillende koppelingen tegelijkertijd te gebruiken. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om gegevens bekend bij het Basis Register Personen (BRP) alvast in te vullen op een aanvraag voor "verzoek geheimhouding persoonsgegevens". De klant kan een wijzigingsverzoek indienen door vanuit het e-formulier een zaak te starten in het zaaksysteem, maar tegelijkertijd het verzoek klaar te zetten in Key2Burgerzaken. De medewerker Burgerzaken hoeft dan nog enkel te accorderen en het verzoek met een druk op de knop te verwerken. In het zaaksysteem behoudt de organisatie overzicht van alle zaken. Vanuit de backoffce kan door een statusupdate de verwerking in het zaaksysteem worden afgedaan. Voorbeelden hiervan zijn ‘ Verzoek wijziging naamsgebruik’ of het doorgeven van een verhuizing. Dit hebben we gerealiseerd voor de gemeente Heerenveen.

Welke koppelingen zijn er met zaak- en backoffice systemen?

In het volgende plaatje staan de beschikbare koppelingen:

Heeft u interesse in meer informatie over de Toolkit-eformulieren en deze koppelingen?

Neem contact op met Lennard Horstink, lennardh@lostlemon.nl